Co musisz wiedzieć o zarządzaniu przepływem środków pieniężnych i prowadzeniu księgowości online.
Krótkie wprowadzenie
Oprogramowanie księgowe online to oparte na chmurze narzędzie do automatyzacji służące do śledzenia Twoich finansów, przepływów pieniężnych i rachunków bankowych. Jest to również oprogramowanie do fakturowania i raportowania, które umożliwia zarządzanie i prowadzenie firmy w trybie online.
Na tym blogu dowiesz się:
- Różnica między oprogramowaniem a arkuszem kalkulacyjnym.
- Czy oprogramowanie może zastąpić księgowego?
- Czy oprogramowanie księgowe może pomóc obniżyć koszty?
- Jak wybrać najlepsze oprogramowanie księgowe dla Twojej firmy.
- Różnica między oprogramowaniem a arkuszem kalkulacyjnym
Istnieją znaczne różnice między oprogramowaniem księgowym online a korzystaniem z arkusza kalkulacyjnego. Zwłaszcza jeśli chodzi o obliczenia, automatyzację, kategoryzację, naprawianie błędów i bezpieczeństwo.
Należy pamiętać, że niektóre funkcje oprogramowania mogą się nieznacznie różnić w zależności od używanego programu.
Oprogramowanie
Podczas konfigurowania oprogramowania możesz wprowadzić stawki podatku w zależności od tego, gdzie i co sprzedajesz. Obliczenia są następnie wykonywane automatycznie na podstawie tych stawek.
Dostawcy oprogramowania zwykle mają pomocne zasoby, takie jak filmy i przewodniki, które pomagają w odpowiedzi na często zadawane pytania.
Arkusz
Musisz ręcznie wprowadzić formuły, które mogą być mylące i trudne do śledzenia.
Znalezienie odpowiedniego wsparcia może być trudne, ponieważ arkusz kalkulacyjny zostanie dostosowany do Twojej firmy.
Automatyzacja
Oprogramowanie
Nie ma potrzeby posiadania oddzielnego oprogramowania do fakturowania, ponieważ możesz wysyłać i śledzić faktury bezpośrednio z oprogramowania księgowego.
Możesz ustawić automatyczne e-maile z przypomnieniem o płatności. Na przykład w Xero (światowym liderze oprogramowania księgowego online) możesz wysyłać przypomnienia o fakturach, gdy faktura jest opóźniona o 7, 14 i 21 dni.
Niektóre programy umożliwiają podłączenie konta bankowego, dzięki czemu można codziennie otrzymywać informacje bankowe i skonfigurować automatyczne uzgadnianie konta bankowego.
Arkusz
Musisz ręcznie wysyłać i śledzić faktury lub korzystać z innego oprogramowania.
Nie jest łatwo skonfigurować automatyczne, regularne zadania w arkuszu kalkulacyjnym i może zająć dużo czasu.
Uzgodnienie konta bankowego może wydawać się długim i monotonnym zadaniem, ponieważ nie ma prostego sposobu na porównanie danych w arkuszu kalkulacyjnym z wyciągiem z konta bankowego.
Kategoryzacja
Oprogramowanie
Możesz kategoryzować swoich klientów, dostawców i produkty oraz przeglądać ich adresy e-mail, ile są Ci winni i terminy płatności w jednym miejscu.
Arkusz
Jeśli oferujesz wiele produktów i usług, śledzenie wielu arkuszy może być mylące.
Bezpieczeństwo
Oprogramowanie
Dane są chronione wieloma warstwami zabezpieczeń, a niektóre programy, takie jak Xero, oferują uwierzytelnianie dwuetapowe.
Jeśli zapomnisz hasła, możesz poprosić o zresetowanie hasła.
Możesz zaprosić użytkowników do przeglądania oprogramowania księgowego, ale kontrolujesz, do czego mają dostęp, więc nie musisz się martwić przypadkową zmianą ustawień lub udostępnieniem poufnych informacji.
Arkusz
Najpopularniejszy arkusz kalkulacyjny, Microsoft Excel, nie przechowuje haseł, więc jeśli zablokujesz arkusz i zapomnisz hasła, nie możesz go odzyskać.
Udostępniając arkusz kalkulacyjny, możesz wybrać, czy dana osoba może wyświetlać, komentować czy edytować. Jeśli masz poufne informacje, najlepszym sposobem na ich zabezpieczenie jest zapobieganie ich pobieraniu, drukowaniu lub kopiowaniu.
Naprawianie błędów
Oprogramowanie
Łatwiej jest znaleźć błędy w oprogramowaniu, ponieważ zazwyczaj znajduje się tam cyfrowy ślad, który pomoże Ci znaleźć, wymienić, śledzić historię i robić notatki, dzięki czemu możesz zobaczyć wszelkie wprowadzone zmiany i przez kogo.
Arkusz
Podatny na błędy i pomyłki spowodowane kopiowaniem i wklejaniem oraz wieloma komórkami i arkuszami.
Trudno jest śledzić, jakie zmiany zostały wprowadzone i przez kogo.
Czy oprogramowanie księgowe może zastąpić księgowego?
Niektórzy właściciele firm mogą nie być w stanie uzasadnić kosztów subskrypcji oprogramowania i pracy z księgowym, więc możesz zastanawiać się, co wybrać.
Księgowy wykonuje ważne zadania, których właściciel nie wykonuje, i odwrotnie – obie te funkcje są niezwykle przydatne, aby pomóc Ci w zarządzaniu i prowadzeniu firmy w sposób wydajny i skuteczny.
Aby ułatwić podjęcie decyzji, poszukaj firmy księgowej, która oferuje abonament na oprogramowanie księgowe wliczony w cenę. Oznacza to, że zapłacisz swoje opłaty księgowe jednemu dostawcy usług i możesz mieć pewność, że pomoże on w prawidłowej konfiguracji oprogramowania.
W jaki sposób Księgowy reprezentuje nas w Revenue?
Komunikuje się z Revenue i CRO w Twoim imieniu. Działają również jako agent podatkowy w Revenue, co oznacza, że księgowy zajmie się Twoimi sprawami podatkowymi.
Śledzi terminy dotyczące księgowości i zgodności z obowiązującymi wymogami. Jeśli jesteś zajęty zarządzaniem firmą, możesz nie mieć czasu lub wiedzy na śledzenie terminów w firmie, księgowy zajmie się tym za Ciebie.
Przygotowuje zeznania podatkowe i wiele innych.
Czy oprogramowanie księgowe może pomóc obniżyć koszty biznesowe?
Płać dostawcom na czas
Skonfiguruj przypomnienia o płatnościach w oprogramowaniu, aby nie zapomnieć o zapłaceniu swoim dostawcom i naliczeniu odsetek. Raport przepływów pieniężnych w czasie rzeczywistym może również pomóc w określeniu najlepszego czasu na dokonanie płatności.
Śledź stan zapasów
Możesz śledzić swoje zapasy, przypisując kody produktów i udostępniać oprogramowanie personelowi na hali, aby mogli zarządzać Twoimi artykułami.
Zarabiaj szybciej
Połącz usługi płatnicze, takie jak Stripe i PayPal, z oprogramowaniem księgowym, aby Twoi klienci mogli łatwo Ci zapłacić.
Firma Xero przeprowadziła badanie na swoich klientach i stwierdziła, że w Wielkiej Brytanii klienci Xero zarabiali średnio 15 dni szybciej niż użytkownicy niebędący Surfacounts.
Opłaty księgowe
Korzystając z oprogramowania księgowego, księgowi na ogół nie muszą przeglądać każdego paragonu i rachunku, tak jak robiliby to w przypadku kopii papierowych.
Oznacza to, że mogą być w stanie szybciej wypełnić twoje sprawozdania finansowe i być może zaoferować zniżkę.
Jak wybrać najlepsze oprogramowanie księgowe dla Twojej firmy
1) Weź pod uwagę posiadane umiejętności
Czy jesteś przyzwyczajony do tradycyjnej księgowości papierowej lub nie masz pewności co do korzystania z oprogramowania księgowego? Poszukaj oprogramowania, które jest przyjazne dla użytkownika i ma zasoby online, które pomogą Ci poprawnie skonfigurować. Sprawdź ich witrynę internetową, zrzuty ekranu i filmy instruktażowe, aby określić, czy będziesz w stanie prawidłowo korzystać z oprogramowania.
Jeśli nadal nie masz pewności, porozmawiaj z jednym z przedstawicieli handlowych lub zarejestruj się, aby skorzystać z bezpłatnej wersji próbnej.
2) Określ swój budżet
Większość oprogramowania udostępnia pakiety warstwowe w zależności od poziomu potrzebnych usług, od ustawień podstawowych po zaawansowane. Jeśli jesteś nowym właścicielem firmy, możesz zacząć od najmniejszego pakietu, a następnie rozwijać się wraz z rozwojem firmy.
Nie ma problemu z uruchomieniem darmowego oprogramowania, a później przejściem na płatne. Twój księgowy może Ci pomóc w przejściu, jeśli przeprowadzasz się w środku roku finansowego. Zapoznaj się z naszym przewodnikiem po najlepszym oprogramowaniu księgowym online dla małych firm w Irlandii.
3) Poproś o pomoc księgowego
Jeśli nie masz doświadczenia z oprogramowaniem księgowym, dobrze jest zasięgnąć porady księgowego na temat najlepszego oprogramowania dla Twojej firmy. Księgowi są zwykle dobrze zorientowani w różnych opcjach oprogramowania i mogą być w stanie zapewnić wgląd w najlepszą dla Ciebie. Wybór księgowego Xero może być dobrym miejscem do rozpoczęcia, jeśli jeszcze nie masz księgowego.
4) Dołącz do naszego seminarium internetowego Take Your Accounts Online with Surfaccounts
Zwykle zalecamy oprogramowanie księgowe Xero ze względu na jego piękną, łatwą w użyciu funkcjonalność, ale nasi księgowi z przyjemnością współpracują z dowolnym oprogramowaniem, którego aktualnie używasz.
Jeśli decydujesz, jakiego oprogramowania użyć, zarejestruj się na nasze bezpłatne seminarium internetowe na żywo: Weź swoje konta online z Surfaccounts.